Аудит бизнес-процессов: холдинг «Термодом»

Кейс исследования бизнеса холдинга «Термодом» для подготовки проекта цифровой трансформации.

 

Произвести, спроектировать, построить: о холдинге

 

«Термодом» — девелопер топ-3 по объёмам строительства в Поволжье. С 1998 года компания выросла из производителя стройматериалов в строительный холдинг, который возводит не только ЖК, но и соцобъекты. Жемчужина холдинга — микрорайон «Город Спутник» в Пензе.

 

Девелопер оснастил его офисами, больницами, школами, кафе и ресторанами. Управляет микрорайоном собственная УК. Для того чтобы оставлять обращения в УК, узнавать о событиях и заказывать услуги, у жителей «Города Спутника» есть мобильное приложение.

 

Если и масштабировать, то комплексно

 

Строительный холдинг «Термодом» производит строительные материалы, проектирует объекты, возводит их и занимается их эксплуатацией.

 

«Термодом» понимал, что эффективный способ масштабировать компанию с таким объёмом процессов — провести комплексные изменения.

 

Компания поставила три цели:

• на 15% снизить трудоёмкость,

• на 8% увеличить NPS,

• выйти в 4 новых региона.

 

Для достижения этих целей «Термодом» обратился в Strategy Partners — консалтинговую компанию экосистемы Сбера. Коллеги изучили задачи клиента и подключили нас к проекту как профильных экспертов по цифровой трансформации в девелопменте.

 

Вместе со Сбером и Strategy Partners мы изучили цели компании и пришли к выводу, что точечная автоматизация не поможет выполнить задачи холдинга. Единственный способ масштабироваться — провести цифровую трансформацию.

 

«Комплексные изменения подразумевают не трансформацию только выборочных процессов, а трансформацию всего бизнеса. Чтобы трансформировать бизнес, недостаточно заниматься лоскутной автоматизацией. Нужно искать синергии, которые кардинально изменят бизнес и дадут ему эмерджентные эффекты», — Евгений Калайков, эксперт Artsofte Consulting.

 

Ход проекта

 

Чтобы сформировать видение проекта цифровой трансформации, мы, Сбер и Strategy Partners проводим аудит бизнес-процессов. В результате обследования сможем дать «Термодому» понимание эффекта от цифровой трансформации, поможем распределить ресурсы компании, чтобы получить максимальный результат.

 

Аудит бизнес-процессов проводим по авторской методологии. Это отчёт, разделённый на исследуемые блоки. У каждого блока и проекта внутри блока есть «вес» влияния на бизнес-результат.

 

В разрезе задач методология выглядит так:

1. Изучаем и фиксируем фактическую организационную структуру и направления бизнеса компании.

2. Узнаём состояние стратегии компании, в том числе наличие инициатив трансформации бизнеса.

3. Выявляем и фиксируем метрики, проблемы и порядок работы с отклонениями основных бизнес-процессов.

4. Фиксируем уровень цифровизации основных бизнес-процессов.

5. Изучаем, какие есть боли и проблемы у владельцев бизнес-процессов. Какие есть пожелания и идеи разрешения этих проблем.

6. Определяем наличие функционально-организационной структуры для реализации проектов.

7. Формируем список инициатив, проектов и рекомендаций, а также возможных рисков при реализации проекта цифровой трансформации.

8. В итоге составляем экспертный отчёт с рекомендациями.

 

Даже если кажется, что внутри у компании нет болей и проблем, во время обследования они обнаруживаются.

 

«Частый кейс, который мы находим практически при любом обследовании у крупных девелоперов, — нарушения в организационной структуре. Девелоперы покупают множество земельных участков и стараются как можно быстрее их освоить. Если компания не успевает подготовить штат, то к новым проектам подключаются сотрудники из действующих проектов. В итоге компания начинает активно нанимать людей, роли путаются, сотрудники перегружаются задачами. Это мешает проведению цифровой трансформации, поэтому после обследования снова чертим границы между функциональными обязанностями, ответственностями и полномочиями», — Евгений Калайков, эксперт Artsofte Consulting.

 

Выяснили, как работает бизнес-холдинг

 

На старте проекта отправили CEO «Термодом» бриф. Из него получили оргструктуру, чтобы понять, сколько времени заложить на обследование — пообщаться нужно со всеми держателями процессов.

 

И получили ожидания клиента от цифровой трансформации компании:

 

1. Прозрачность максимального количества бизнес-процессов с получением и хранением данных в режиме реального времени. А также наличие метрик для отслеживания эффективности бизнес-процессов.

2. Внедрение BI-аналитики на основе данных с дашбордами и возможностью выстраивать прогнозы сроков и стоимости проектов строительства.

3. Внедрение AI-инструментов и их объединение с BI-аналитикой для построения сверхрхточных прогнозов с выводами и рекомендациями. Возможность структурировать данные от крупных к малым. При этом должны быть рекомендации по малым данным: насколько ценны „крошечные“ компоненты в рамках широкой картины.

4. Повышение конкурентоспособности, сокращение затрат, оптимизация процессов.

 

«Определить стратегические цели и задачи нужно для того, чтобы грамотно выстроить дальнейшие проекты. Например, стратегической целью может быть масштабирование или оптимизация. Эти цели друг другу во многом противоречат — приходится по-разному распределять ресурсы: на «сушку» затрат или на экспансию. В случае «Термодома» — это масштабирование», — Евгений Калайков, эксперт Artsofte Consulting.

 

В формате онлайн-интервью обратились к руководителям холдинга. Всего провели более десяти встреч, на которых собирали информацию по задачам методологии в разрезе стратегических целей, которые определили целевыми вместе с CEO холдинга.

 

В итоге сформировали картину, как работает бизнес «Термодома». И что следует проработать в качестве главных предпосылок для формирования проектов цифрой трансформации.

 

Предпосылки для цифровой трансформации:

 

• Отсутствие формализованной организационной структуры.

• Отсутствие отдельных классов систем и навыков работы с ними, например, ценообразование и BIM.

• Отсутствие практики проектного управления в рамках внутренних проектов развития.

• Отсутствие практики проектного управления в рамках внутренних проектов развития.

• Используемые системы, которые не закрывают потребности компании.

• Проекты, которые требуют внимания для проработки. Например, проект по автоматизации и стандартизации процессов управляющей компании находится на этапе активного зарождения.

 

Что сделать, чтобы всё заработало: результаты аудита

 

Когда собрали нужную информацию, стали готовить экспертный отчёт из четырёх частей:

 

1. Таблица с процессами, распределёнными по коэффициентам влияния. Коэффициенты учитывают метрики цифровизации, стабильности или «проблемности» процесса и важности для бизнес-результата компании.

2. Уровень цифровизации компании с перечислением внедрённых систем, автоматизирующих группы процессов и ближайших планов автоматизации. А также зон, требующих внимания.

3. Проекты и инициативы, которые реализуются сейчас в компании с ожидаемыми эффектами.

4. Заключение, рекомендации и предлагаемые проекты изменений в компании, с обоснованием эффектов от каждого внедрённого изменения.

 

Если после обследования оказывается, что в ближайшем будущем девелопер не готов переходить к комплексной трансформации, он всё равно может заняться реализацией проектов более острых задач.

 

«Термодом» будет самостоятельно двигаться по проектам, подготавливая основу для проведения цифровой трансформации.

 

Следующие три шага компании:

1. Формализация и реорганизация оргструктуры для целей цифровой трансформации.

2. Формирование команды для постепенного внедрения предложенных изменений.

3. Разработка стратегии цифровой трансформации и подготовка к её реализации.