Ricci добавила чекап офиса в линейку консалтинговых услуг

Инвестиционно-консалтинговая компания Ricci систематизировала методологию предварительной диагностики офисной недвижимости, выделив ее в самостоятельный формат работы. Подход основан на оценке текущего состояния офиса, условий аренды и факторов риска до того, как компания столкнется с необходимостью принимать решение в условиях дефицита времени.

Реактивная логика как системная проблема

В практике работы с корпоративными арендаторами прослеживается устойчивая закономерность: компании начинают анализировать свое офисное положение уже после того, как проблема оформилась — при росте арендной ставки, нехватке рабочих мест, приближении окончания договора или необходимости срочного переезда.

К этому моменту пространство для маневра уже ограничено. Выбор доступных объектов сужается, переговорная позиция арендатора ослабевает, а вероятность компромиссного решения возрастает.

Офисные риски, как правило, формируются постепенно. К ним относятся:

• несоответствие площади реальной численности сотрудников;

• неэффективное использование рабочих зон;

• изменение формата работы команды;

• ухудшение коммерческих условий аренды относительно рынка;

• рост затрат на эксплуатацию;

• ограниченные возможности для расширения;

• изменение требований сотрудников к расположению и качеству офиса.

Отдельно каждый из этих факторов может казаться некритичным. Их совокупность способна существенно повлиять на расходы бизнеса, операционную эффективность и условия будущей сделки.

Принцип предварительной диагностики

Название отсылает к логике медицинского чекапа: диагностика проводится не после появления критической проблемы, а заблаговременно — для оценки текущего состояния и выявления возможных отклонений.

Применительно к офисной недвижимости этот принцип означает регулярную проверку соответствия офиса задачам бизнеса: численности команды, формату работы, рыночным условиям аренды и горизонту планирования.

Диагностика должна отвечать на несколько ключевых вопросов:

1. Соответствует ли текущий офис численности и формату работы компании?

2. Насколько эффективно используется арендуемая площадь?

3. Соответствуют ли коммерческие условия текущей рыночной ситуации?

4. Какие риски могут возникнуть в течение ближайших одного-двух лет?

5. Есть ли возможности сократить расходы без ухудшения условий для сотрудников?

Задача диагностики — не убедить компанию в необходимости переезда, а определить, нужны ли изменения вообще. В ряде случаев оптимальным решением оказывается сохранение текущего офиса с пересмотром условий аренды или реорганизацией пространства.

Когда диагностика актуальна

Оценка особенно востребована, если до окончания договора аренды остается менее двух лет, численность сотрудников меняется, компания переходит на гибридный формат работы или расходы на содержание офиса начинают расти.

Поводом для анализа также служит изменение бизнес-стратегии: открытие нового направления, объединение подразделений, сокращение или расширение команды.

Офис как управляемый актив

Офисная недвижимость требует долгосрочного планирования. Ошибки в этой сфере редко ограничиваются только арендной ставкой: они могут повлечь дополнительные расходы на переезд, ремонт, оборудование и адаптацию команды.

Компании регулярно анализируют финансовые показатели, IT-инфраструктуру и эффективность бизнес-процессов. Состояние офиса при этом часто оценивают уже после появления проблемы, а не до нее.

«Компании регулярно анализируют финансовые показатели, IT-инфраструктуру и эффективность бизнес-процессов, но состояние офиса часто начинают оценивать уже после появления проблемы. Мы выделили предварительную диагностику в самостоятельный формат, чтобы решения об офисной недвижимости принимались на основании более полной информации», — отметили в Ricci.