«Философт»: пять ошибок бизнеса при переходе на электронные перевозочные документы

С 1 сентября 2026 года в России изменились требования к оформлению перевозочных документов. Для бизнеса переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) означает необходимость пересмотреть взаимодействие с перевозчиками, грузоотправителями и получателями грузов.

На первый взгляд задача кажется технической: выбрать оператора, подключить сервис и настроить электронные подписи. Однако я считаю, что главная сложность заключается не в программном обеспечении, а в перестройке бизнес-процессов. Разберу основные ошибки, которых стоит избегать.

Ошибка № 1. Начинать с подключения сервиса, а не с аудита процессов

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) не является цифровой копией бумажного документа. Это структурированный электронный документ, в оформлении которого участвуют разные стороны перевозки.

Поэтому я рекомендую сначала определить, кто инициирует перевозку, оформляет и подписывает документы, передает информацию между подразделениями. Важно учитывать, что одна компания может выступать грузоотправителем в одной перевозке и грузополучателем в другой.

Без четкого распределения ответственности даже правильно настроенная система не гарантирует бесперебойной работы.

Ошибка № 2. Не учитывать готовность контрагентов

Переход на ЭПД невозможно организовать силами одной компании. Если грузоотправитель готов к электронному обмену, а перевозчик продолжает работать по старой схеме, возникают сложности с оформлением документов.

Я советую заранее выяснить, какими операторами пользуются партнеры, готовы ли они работать с ЭПД и кто отвечает за документооборот с их стороны. Также необходимо пересмотреть договоры и согласовать новый порядок взаимодействия.

Ошибка № 3. Считать интеграцию с 1С решением всех задач

Компании, использующие 1С, могут организовать работу с перевозочными документами через интеграцию с учетной системой. Но подключение сервиса само по себе не устраняет проблемы в процессах.

Важно определить, откуда поступают сведения о грузе, кто отвечает за корректность данных и как информация о подписании документов отражается в системе.

Если склад и логистический отдел работают с разными сведениями, автоматизация лишь перенесет существующие ошибки в электронную среду.

Ошибка № 4. Забывать об обучении сотрудников

Переход затрагивает не только бухгалтерию и IT-специалистов, но и водителей, сотрудников складов и логистических подразделений.

Водители должны понимать, как работать с электронными документами, что делать при отсутствии интернета или техническом сбое. Поэтому обучение должно включать разбор реальных рабочих ситуаций, а не ограничиваться инструкцией по использованию программы.

Ошибка № 5. Отказываться от тестирования

Я не рекомендую запускать ЭПД сразу на всех перевозках. Лучше начать с нескольких тестовых рейсов с подготовленными контрагентами.

Во время пилота необходимо проверить весь цикл оформления документа: от создания до подписания всеми участниками и отражения операции в учетной системе.

Такой подход позволяет выявить проблемы до масштабного запуска.

Что бизнес получает от перехода

ЭПД позволяет сократить расходы на бумагу, печать и доставку документов, ускорить обмен информацией и упростить контроль перевозок.

Но эти преимущества не появляются автоматически после подключения сервиса. Они становятся результатом правильно организованной работы.

Мой главный совет: рассматривайте переход на ЭПД как организационный проект, а не исключительно IT-задачу. Начните с аудита процессов, проверьте готовность партнеров, обучите сотрудников и проведите тестирование. Только тогда электронный документооборот станет инструментом повышения эффективности, а не дополнительным источником сложностей.