Корпоративный стандарт офиса: как составить техническое задание на аренду

Техническое задание на аренду офиса не стоит воспринимать исключительно как формальность. Четкое ТЗ структурирует процесс поиска и позволяет заранее определить требования к будущему помещению. О том как сформулировать техническое задание на аренду, которое исключит неподходящие варианты на старте рассказывает партнер Ricci Дмитрий Жидков.

Без детального задания компания может месяцами ездить на просмотры, оценивать фасады и интерьеры бизнес-центров, а затем выяснить, что в выбранном офисе недостаточно электрической мощности, рабочих или парковочных мест.

В 2025 году средневзвешенная ставка аренды офисов в Москве выросла на 7% — до 29 800 руб. за кв. м в год. В таких условиях ошибки в техническом задании могут повлиять на сроки поиска и бюджет переезда.

Аудит бизнес-процессов как основа технического задания

До расчета необходимой площади следует определить, как работает компания и как сотрудники используют офис.

В техническом задании необходимо зафиксировать:

• текущую численность персонала и плановую численность через два–пять лет;

• формат размещения: open space или коридорно-кабинетную систему;

• статичные рабочие места или hot desking;

• пиковую загрузку переговорных, например с 10:00 до 13:00;

• требования к системе контроля и управления доступом и пропускному режиму;

• необходимость паркинга и количество машино-мест;

• количество серверных стоек и необходимую входную мощность.

Аудит рабочих сценариев позволяет определить, какие площади и помещения действительно необходимы компании.

Это особенно важно с учетом того, что 88% нового офисного строительства выходит на рынок без отделки.

Как перевести требования в технические параметры

После определения рабочих сценариев требования необходимо выразить в конкретных показателях.

Площадь

Общая площадь офиса не равна полезной. Коэффициент полезного использования в бизнес-центрах составляет 70–85%.

При кабинетной системе норматив составляет 6–8 кв. м на человека, при open space — 4–6 кв. м.

Переговорные комнаты

Для подразделений, которые занимаются активными продажами, ориентир составляет одну переговорную на 15–20 сотрудников. Для внутренних совещаний — одну переговорную на 10–15 сотрудников.

В техническом задании также следует указать вместимость каждой переговорной комнаты.

IT-инфраструктура

В ТЗ необходимо прописать:

• входную мощность — 0,8–1,2 кВт на кв. м;

• резервное питание;

• возможность подключения нескольких провайдеров;

• требования к серверной и ее охлаждению.

Технические этажи предусмотрены не во всех бизнес-центрах Москвы, поэтому их наличие также следует проверять заранее.

Корпоративные требования

Для корпоративного позиционирования компании могут иметь значение фасад, высота потолков, парковка и параметры переговорных помещений.

При этом эксплуатационные расходы в классе А вдвое выше, чем в классе В+. Сейчас 91% нового строительства офисов в Москве относится к классу А+.

Поэтому при формировании ТЗ необходимо сопоставлять класс объекта с требованиями компании и допустимым уровнем расходов.

Новая география деловой активности Москвы

Новое офисное строительство постепенно выходит за пределы Садового кольца, «Москва-Сити» и сформированных деловых районов.

По данным Ricci, только 30% нового строительства 2025–2026 годов приходится на традиционные деловые районы:

• Павелецкий — 128 тыс. кв. м;

• Белорусский — 112 тыс. кв. м;

• Сколково — 103 тыс. кв. м;

• Центральный — 76 тыс. кв. м;

• Ленинградский — 33 тыс. кв. м;

• Кутузовский — 31 тыс. кв. м.

За пределами этих районов за два года планируется ввести 798 тыс. кв. м. Наибольший объем — 458 тыс. кв. м — приходится на «Большой Сити».

Одним из драйверов нового строительства является программа мест приложения труда. В 2026–2027 годах по этой программе планируется построить 924 тыс. кв. м — 49% от общего объема в развивающихся локациях. К 2029 году в девяти округах Москвы должно появиться более 30 деловых центров.

При формировании технического задания не следует ограничиваться только сформированными деловыми районами. В требования можно включить транспортную доступность, близость к Московским центральным диаметрам и Большой кольцевой линии, а также кадровый потенциал территории.

Ставка аренды в развивающейся локации может быть ниже, но необходимо учитывать, насколько сотрудникам будет удобно добираться до офиса.

Обязательные фильтры для отбора объектов

Техническое задание представляет собой систему параметров, по которым можно исключать неподходящие объекты до проведения просмотров.

В перечень обязательных требований могут входить:

• наличие грузового лифта;

• ширина проемов не менее 120 см для перевозки мебели и серверного оборудования;

• приточно-вытяжная вентиляция с охлаждением;

• отдельный маршрут для IT-подрядчиков и перемещения оборудования;

• подтвержденное право собственности и отсутствие обременений;

• возможность перепланировки и отсутствие несущих стен внутри помещения;

• техническое помещение под серверную с дополнительным охлаждением.

Отдельно в техническом задании следует зафиксировать предельный уровень эксплуатационных расходов.

Средневзвешенный OPEX для офисов класса Prime и А составляет 11,5 тыс. руб. за кв. м в год, для класса В+ — 6,9 тыс. руб. Рост эксплуатационных расходов связан с пересмотром кадастровой стоимости, кадровым дефицитом и удорожанием материалов.

План переезда: от аудита до выбора помещения

Переезд начинается с аудита текущего офиса. Необходимо сравнить фактические расходы на аренду и эксплуатацию с рыночными показателями.

При продлении договора арендные ставки могут вырасти на 15–20%. В отдельных случаях это становится основанием для рассмотрения переезда.

Для каждого этажа необходимо получить информацию о допустимой нагрузке на перекрытия, высоте потолков и расположении инженерных стояков.

Бюджет следует разделить на капитальные и операционные расходы.

Доля площадей, предназначенных для аренды в новом строительстве на 2026–2030 годы, составляет 17% — на 26 процентных пунктов меньше, чем в 2020–2025 годах.

Если компания рассматривает только аренду, число доступных вариантов сокращается. В качестве альтернатив могут рассматриваться покупка помещения с последующей сдачей неиспользуемых площадей или долгосрочная аренда с опционом выкупа.

На замеры объекта следует выезжать не только с дизайнером, но и с инженером. Инженер проверяет фактические мощности и работу вентиляции, дизайнер — возможности планировки и расстановки рабочих мест.

Ошибки, которые увеличивают сроки поиска и расходы

Отсутствие требований к отделке

Около 88% новых объектов передаются в состоянии Shell&Core — без готовой отделки и инженерного оснащения помещений.

Отделка такого офиса может стоить как аренда помещения за три–четыре года. Поэтому в техническом задании необходимо определить требования к готовности объекта и допустимый объем капитальных расходов.

Рассмотрение только аренды

Доля арендных площадей в новом строительстве составляет 17%. Если в техническом задании предусмотрена только аренда, из рассмотрения исключается 83% нового предложения.

В документе можно предусмотреть альтернативные сценарии: покупку офиса или аренду с последующим выкупом.

Отсутствие лимита на OPEX

Средневзвешенный OPEX для класса А составляет 11,5 тыс. руб. за кв. м в год, для класса В+ — 6,9 тыс. руб.

Если предельный уровень эксплуатационных расходов не зафиксирован в финансовой модели, совокупная стоимость использования офиса может оказаться выше запланированной.

Что включить в итоговое техническое задание

В итоговом документе следует зафиксировать:

• текущую и плановую численность сотрудников;

• необходимую и предельную площадь;

• формат организации рабочих мест;

• количество и вместимость переговорных;

• требования к IT-инфраструктуре;

• входную электрическую мощность;

• требования к системе доступа и безопасности;

• количество парковочных мест;

• допустимое состояние отделки;

• требования к транспортной доступности;

• предельную ставку аренды;

• предельный уровень OPEX;

• допустимые форматы сделки;

• сроки готовности помещения и переезда.

Техническое задание определяет требования к будущему офису, сроки поиска и бюджет переезда. Чем подробнее параметры сформулированы на старте, тем раньше можно исключить объекты, которые не соответствуют рабочим сценариям компании.