Девелопер «Смело» сократил время передачи квартир на 47% благодаря «Базис Недвижимости»

Девелопер «Смело» в ЖК «Зеленый бульвар» во Владивостоке особое внимание уделил не только качеству квартир, но и среды. Застройщик сделал скоростные лифты, современное лобби, как в отелях, двор без машин, игровые площадки для детей разных возрастов и для занятий с питомцами, подземные урны и фонтан. На территории комплекса высажено более 12 тыс. растений, включая редкие виды, а также экземпляры из Европы и Северной Америки. Безопасность жильцов обеспечивает система из более чем 1100 камер видеонаблюдения. 

Девелоперу «Смело» принципиально важно, чтобы и процесс передачи квартир соответствовал общему уровню проекта. Однако достичь этого непросто. На Дальнем Востоке, в частности во Владивостоке, этап передачи квартир осложняют:

• нестабильная связь на объектах;
• большое количество участников процесса, которые работают распределенно;
• высокие ожидания клиентов от качества сервиса.

С какими проблемами столкнулся девелопер

До внедрения модуля «Ключи» от «Базис Недвижимости» процесс заселения оставался ручным:

• Запись дольщиков вели через звонки и таблицы в Excel, из-за чего в пиковые дни отдел заселения получал до 80–90 обращений в день. 
• Возникали накладки по времени приемки, а клиентам приходилось ждать по 40–60 минут. 

Это напрямую влияло на качество сервиса и первое впечатление от передачи квартиры.

Документооборот тоже был перегружен ручной работой:

• на одну квартиру оформлялось до 15–20 листов документов; 
• фотофиксация хранилась на личных устройствах сотрудников, а данные часто дублировались или терялись; 
• подготовка сводной информации по объекту занимала до двух рабочих дней.

Не менее проблемной была работа с замечаниями: 

• подрядчики получали информацию с задержкой от одного до трех дней, без единого формата и понятных сроков;
• из-за этого часть замечаний приходилось уточнять повторно, а устранение дефектов затягивалось.

В результате у руководства не было оперативной картины по процессу. Даже для ответа на базовый вопрос о количестве фактически переданных квартир приходилось вручную собирать данные из разных источников. Это усложняло контроль и не позволяло быстро принимать управленческие решения.

Подход к выбору решения

Девелопер «Смело» подошел к выбору решения рационально: 

• изучил несколько вариантов;
• оценил инструменты для этапа передачи квартир;
• протестировал их в реальных условиях. 

Ключевое требование — стабильная работа в офлайн-режиме. По итогам пилота выбрали модуль «Ключи» системы «Базис Недвижимость».

Внедрение модуля «Ключи»

В рамках пилота девелопер оцифровал весь цикл передачи квартир: 

• запись дольщиков перевели в единый цифровой канал; 
• инспекторы начали работать через мобильное приложение, а замечания фиксировали сразу на объекте с фото, привязкой к помещению и типу работ;
• электронный акт формировался на месте, а данные по дефектам автоматически передавались подрядчикам. 

Это позволило установить контроль сроков по устранению дефектов и обеспечить прозрачность работ для клиентов.

Важно, что система стабильно работала даже без интернета, в том числе в подземных паркингах и квартирах без связи. При появлении сети данные синхронизировались автоматически.

Результаты внедрения в цифрах

После внедрения модуля «Ключи» изменения стали заметны не только команде на объекте, но и бизнесу: 

• Среднее время передачи одной квартиры сократилось на 47% — с почти 3 часов до 1,5 часа.
• Количество конфликтных ситуаций уменьшилось на 65% благодаря более прозрачной фиксации замечаний и понятным статусам для всех участников процесса. 
• На 38% сократилось число повторных выходов инспекторов, поскольку дефекты стали корректно фиксировать с первого раза. 
• Сроки устранения замечаний уменьшились в 2,7 раза — в среднем с 13–14 дней до 5 дней. При этом все замечания оказались в едином контуре контроля: ни одно из них больше не терялось и не выпадало из процесса.

Как изменился процесс

До внедрения запись на приемку велась вручную, что приводило к накладкам, очередям и перегрузке команды. После запуска решения запись стала централизованной, а количество накладок сократилось на 80%.

Раньше документооборот строился на бумажных актах и ручной обработке. После внедрения акты стали электронными, с автоматическим формированием на месте, а объем ручной работы сократился на 90%.

До этого замечания передавались подрядчикам через чаты и сообщения, без единых сроков и прозрачного контроля. После запуска системы дефекты стали фиксировать в задачах с дедлайнами, фотоотчетами и контролем исполнения.

Контроль подрядчиков перестал быть субъективным: вместо ручных сверок появилась цифровая статистика по срокам, качеству и объему замечаний.

Для клиента процесс тоже изменился: вместо стресса и неясности появилась понятная последовательность действий, прозрачный статус и больше доверия к сервису.

«Бумажная работа уже давно должна пылиться где-нибудь в архиве. Мы за цифру, за автоматизацию, за ИИ и за любые решения, которые делают процессы проще, быстрее и понятнее. Когда все собрано в одной системе, меньше теряется, меньше ломается и меньше зависит от человеческого фактора. А значит, у людей остается больше времени не на бумажки, а на нормальную работу. Следующий шаг — выстроить бесшовный путь в едином приложении: от передачи ключей дольщику до дальнейшего использования этого же сервиса уже как приложения жителя для взаимодействия с управляющей компанией», — поделился Евгений Коваль, креативный директор «Смело». 

«Кейс “Зеленого бульвара” показал, что даже в условиях с нестабильной связью на объектах, большим количеством участников процесса и высокой чувствительностью клиентов к качеству сервиса, передачу квартир можно сделать понятной, управляемой и прозрачной. Главное — начинать цифровизацию с того этапа, где ошибка обходится дороже всего», — Артем Глухих, основатель цифровой платформы «Базис Недвижимость».

Дальнейшие планы

После пилота «Смело» планирует масштабировать модуль «Ключи» на новые очереди, внедрить модуль «СтройКонтроль» и продолжить цифровизацию клиентского и строительного контуров. «Базис Недвижимость» при этом рассматривают как долгосрочного партнера по развитию процессов.

Реклама. Рекламодатель ООО «Флэт Диджитал», ИНН: 9703015166. Erid: 2W5zFHspqSZ